受信したメールの添付ファイルをPowerAutomateを使用して、自動でSharePointやOnedrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。 メールの添付ファイルを保存する作業は1回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう! 目次 新しいフローを作成自動化したフロー作成「Power Automate」を開き、「マイフロー」をクリックします。 「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」をクリックします。 フロー名入力フロー名を任意で入力します。 トリガー選択トリガー(フローが稼働するきっかけとなる動作)を選択します。 今回は、「Gmail 新しいメールが届いたとき」にしますが、「Office 365 Outlook」を使用している方は「Office 365 Outlook 新しいメールが届いたとき」を選択ください。 フロー名の入力、トリガーの選択が完了したら「作成」をクリックします。 「新しいメールが届いたとき」の設定「詳細オプションを表示する」をクリックして、添付ファイル付のメールが届いたときに稼働するよう設定します。 一番下にある「添付ファイルあり」「添付ファイルを含める」の項目を「はい」に変更して、添付ファイル付のメールが届いたときに稼働するフローにします。 また、特定の人物からのメールにのみ稼働してほしい場合は「差出人」に該当者のメールアドレスを入力したり、件名が決まっている場合は「件名」に入力したりするとフィルターをかけることが可能です。 「新しいメールが届いたとき」の設定が完了したので、「詳細オプションを表示しない」をクリックして縮小します。 添付ファイルを保存するアクションを設定ファイルを保存するアクションを追加するため、「新しいステップ」をクリックします。 検索欄に「ファイルの作成」と入力して、どのシステムにファイルを保存するのかを選択します。 SharePoint・OneDrive・デスクトップ・Box・DropBoxなど様々なシステムが用意されていますので、ご自身にあったものをご選択ください。 今回は、SharePoint・OneDrive・デスクトップに保存する方法をご紹介します。 SharePoint「SharePoint ファイルの作成」を選択して追加します。 「SharePoint ファイルの作成」では、下記を入力または選択する必要があります。
「ファイルの作成」を設定すると「Apply to each」というループ機能が自動作成されます。これは添付ファイルが複数だった際にすべて保存できるように自動で作成されます。 OneDrive「OneDrive for Business ファイルの作成」を選択して追加します。 「OneDrive for Business ファイルの作成」では、下記を入力または選択する必要があります。
「ファイルの作成」を設定すると「Apply to each」というループ機能が自動作成されます。これは添付ファイルが複数だった際にすべて保存できるように自動で作成されます。 デスクトップ「File System ファイルの作成」を選択して追加します。 ゲートウェイ設定「File System ファイルの作成」を使用する場合、「オンプレミス データ ゲートウェイ」をインストールする必要があります。PowerAutomateの右側上部にある「インストール」⇒「オンプレミス データ ゲートウェイ」からインストールすることが出来ます。 ゲートウェイの関する詳しい内容はこちら⇒⇒https://learn.microsoft.com/ja-jp/data-integration/gateway/
「File System ファイルの作成」では、下記を入力または選択する必要があります。
「ファイルの作成」を設定すると「Apply to each」というループ機能が自動作成されます。これは添付ファイルが複数だった際にすべて保存できるように自動で作成されます。 保存・テスト完了したら、「保存」をクリックします。 自分宛てに添付ファイル付のメールを送り正常に稼働するかを確認してください。 正常に稼働したらフロー作成完了です! RPAノウハウは、Power Automate作成担当者がフロー作成中にエラーになり、 RPAに関するお問い合わせはこちら この記事をSNSでシェアする PowerAutomateの参考書 |