こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱(ことね)です。 Show Power AppsやPower Automateを用いて申請・承認を行うアプリを作成したことはありますか? アプリを作成する際、「承認忘れを防止するために、リマインド機能を実装できないか?」と要望を頂くことがあります。 そこで、今回はPower
Automateを用いて承認のリマインド機能を実装するための対応方針を説明します。 Power Automate初心者の方は、以下の記事も参考にしてください。 Power Automateを用いた承認リマインド機能の対応方針Power Automateを用いて承認のリマインド機能を実装するには、大きく3つの対応方針があります。
以下では、それぞれの方法について説明します。 リマインド用のフローを新しく作成するリマインド用のフローを新しく作成する方法です。 トリガー:スケジュール済みクラウド フロー(例:毎日 AM 7:00 に起動) 処理内容:各データの承認ステータスを確認、未承認となっている場合は承認者へ通知する フロー作成の難易度が低いため、比較的容易に構築可能です。 ただし、承認処理を行っているフローとは別に、新しくリマインド用のフローを作成する必要があります。 また注意点として、承認を依頼するアクション(例:「開始して承認を待機」アクション)の場合は、OutlookやTeams上から承認/拒否を選択することはできますが、リマインド通知を行うアクション(例:「メールの送信(V2)」アクション)では、本文内で承認処理はできません。 承認画面のURLは、Office 365へログインし、Power Automate → 実施項目 → 承認 → 受信済みと進んだ際のURLです。 「待ち時間」アクションを用いる一定時間毎に承認処理が完了しているか確認し、承認が完了していない場合は、承認者にリマインド通知を実施する方法です。 作成したフローは以下です。 Power Automate_「待ち時間」アクションを用いるフローDo untilアクション内で、リマインド機能を実装しています。 具体的には、「待ち時間」アクション内で設定した時間が経過した後、承認処理が完了したか確認します。 フロー作成の難易度が低いため、比較的容易に構築可能です。 ただし、1つ目で示した方法と同様に、リマインド通知を行うアクション(例:「メールの送信(V2)」アクション)では、本文内で承認処理はできません。 承認依頼アクションのタイムアウトを用いる承認依頼アクションにタイムアウト値を設定し、一定時間内に承認が行われない場合は、承認依頼アクションをタイムアウトさせ、再度新しい承認依頼アクションを実行する方法です。 作成したフローは以下です。 Power Automate_承認依頼アクションのタイムアウトを用いるフロー「承認を待機」アクションのタイムアウトに、承認を再通知するまでの値を記載します。 「承認を待機」アクションの右横にある三点リーダーをクリックし、「設定」を選択してください。 設定画面の「タイムアウト」の値に「PT1D」と記載します。 詳細は以下を参照ください。 また、「現在の時刻」アクションは、前の処理(「承認を待機」アクション)がタイムアウトした場合起動するように、「実行条件の構成」の設定を変更しています。 Power Automate_実行条件の変更続いて、承認依頼の取り消しを行います。 Power Automateの承認依頼アクションで行う承認の状況は、Dataverseの「Approvals」というシステムテーブルに格納されます。 ※Dataverseを操作する場合には、Power Automateの標準コネクタでは対応できません。プレミアムコネクタが必須となります。 Power Automate_行を更新するなぜタイムアウトしたのに、わざわざDataverseのレコードを更新する必要があるのでしょうか? それは、承認がタイムアウトとなった後も、OutlookやTeamsからは承認処理が実行できてしまうからです。 以下の画像をご覧ください。 これでは、承認者が間違って、タイムアウトした後の承認依頼について、承認処理を実行してしまう可能性があります。 そこで、Dataverseから対象のレコードを強制的に更新することで、タイムアウトした承認依頼は、承認処理を実行できないようにしています。 Teams_タイムアウト後の承認処理-修正後(タイムアウト後も承認処理ができない)本方法の場合、承認を依頼するアクションを都度実行しているため、リマインド通知内にて、承認処理を実行できます。 ただし、フロー作成の難易度は比較的高いです。 承認リマインドにおける各方法のメリット・デメリット今回紹介した対応方針について、メリット・デメリットを以下にまとめました。 フロー作成の難易度としては、リマインド用のフローを新しく作成する方法が最も低いです。 また、フローの数を増やしたくない場合は、「待ち時間」アクションを用いる方法をおすすめします。 承認者の手間を少しでも省くために、リマインド通知上で承認処理を行いたい場合は、 皆さんの環境に応じて、使い分けてください。 本記事では、Power Automateを用いて承認のリマインド機能を実装するための対応方針について説明しました。 【こちらも合わせて読みたい】弊社ではPower Platform(Power AppsやPower Automateなど)を用いてお客様の業務を自動化するご支援を数多く承っております。 業務の中で、「普段手動でやっている業務を自動化できないか」というような疑問がある場合には、お気軽にアーティサン株式会社までお問い合わせください。 小刀稱知哉 大分県出身(温泉大好き♥♥)、現在は東京都在住 1990年4月9日生まれ 30才にしてメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!! 趣味は読書 Power Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当しております! Power Automateの有効期限は?無償版および試用版は 60 日間、Microsoft 365 プランは 90 日間に渡ってフローが実行されないと、無効化されてしまいます。 Power Automate のユーザー単位プランやフロー単位プランを追加で購入していただくことで、無効化を防ぐことができます!
メッセージに遅延応答するの使い方は?返信するメッセージのメニューから – [その他の操作] – [メッセージに遅延応答する (フローにつけた名前)] をクリックします。 ... . アダプティブ カードが表示されるため、返信を投稿する日時とメッセージを入力します。 ... . 指定した日時に返信メッセージが投稿されます。. Power Automateの間隔は?しかしながら、「自動化されたクラウドフロー」のトリガーは、ライセンスの種類によっては最大15分の間隔で実行されます(Power Automate for Office 365 では、5分間隔で実行されます)。 ボタンクリック時に、保存とフロー開始を同時に行うことで、待ち時間を減らすことが可能です!
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